OmniFocus a Siri

Nebylo by šikovné, kdyby šlo do OmniFocusu rychle a jednoduše nadiktovat nový úkol hlasem? Na iPhonu a iPadu to jde to přes Siri. Ta sice s OmniFucusem přímo pracovat neumí, ale existuje na to trik. Je založený na tom, že Siri umí dělat úkoly v systémových Připomínkách a OmniFocus umí do Připomínek (Reminders) sahat a přebírat je.

Potřebné nastavení:

• OmniFocus / Settings
• Capture - zaškrtnout Reminders
• potvrdit na dialogu, že aplikace smí mít k Reminders přístup

Pozor - máte-li OmniFocus na iPhonu i iPadu, tak toto nastavte jen na jednom zařízení, jinak se budou Reminders v OmniFocusu duplikovat

Použití:

1. přes Siri vytvořit připomínku
2. • Siri, remember to ...
   • Siri, remind me to ...
   • • uloží připomínku do default listu a Siri se zeptá do kdy splnit
   • Siri, remind me when I get to (or leave) ...
   • • připomínka při příchodu/odchodu z lokality
   • Siri, add ... to my OmniFocus list
   • • pokud mám v Připomínkách seznam OmniFocus
3. OmniFocus si při spuštění
4. • připomínky převezme
   • odmaže je

Funguje to. Prakticky použitelné to moc není, ale za vyzkoušení to stojí!

Zdroj: http://support.omnigroup.com/collecting-with-siri-in-omnifocus-2

OmniFocus 2 - archivace

Čím je databáze OmniFocusu větší, tím delší dobu trvá její synchronizace. OmniFocus 2 pro Mac umožňuje přesunout stará data (alias úkoly a projekty označené jako splněné) do jiné databáze - do archivu.
Přesun se vyvolá z menu "File/Move old data to archive...".

• OmniFocus se zeptá na datum, ke kterému má archivovat splněné nebo smazané položky (nabídne defaultně "starší, než 1 měsíc")
• Po potvrzení udělá napřed pro jistotu záložní kopii databáze
• Přesune položky do archivu

K obsahu archivu se dá dostat přes menu "File/Open Archive".
Doporučené (a logické) je archivovat jen na jednom počítači, aby všechna archivovaná data byla pěkně jen na jednom místě. A samozřejmě na počítači, který je ještě zálohovaný přes Time Machine.

Praktický efekt archivace:
Před prvním přesunem do archivu jsem měl v databázi cca 650 položek a synchronizace trvala 5-8 vteřin. Po archivaci se do do archivu přesunula cca polovina položek a synchronizace trvá stejně dlouho.

Jak to???
Jaká je velikost databáze po archivaci a velikost archivu? Archiv má 61KB a databáze 1.1MB (skoro stejně, kolik měla před archivací). Přitom v obou souborech je skoro stejný počet položek. Je to tím, že v databázi zůstala většina úkolů, ke kterém jsem si připsal hodně komentářů a přidal přílohy. Takže v tuhle chvíli archivace neměla velký efekt - snad později, hlavně po splnění úkolů s přílohami :)

OmniFocus 2 - zálohování databáze

OmniFocus 2 pro iPhone a iPad

Aplikace OmniFocus má databázi v souboru OmniFocus.ofocus a tento soubor je možné překopírovat ze zařízení přes iTunes (Aplikace/Sdílení souborů) na stolní počítač a zazálohovat. Soubor dokáže otevřít a přečíst OmniFocus 2 pro Mac.
(Na Macu sice vypadá OmniFocus.ofocus jako soubor, ale ve skutečnosti je to adresář se spoustou malých .zip souborů)

OmniFocus 2 pro Mac

Soubor s databází je v adresáři "~/Library/Containers/com.omnigroup.OmniFocus2.MacAppStore/Data/Library/Application Support/OmniFocus". Kromě toho si aplikace v adresáři Backups dělá automaticky záložní kopie. K záložním kopiím se dá dostat z menu: "File/Show backups...".
Pokud člověk zálohuje Mac pomocí Time Machine, tak jsou data zálohována dostatečně.

Zálohování na Omni Sync serveru

Pokud si člověk nešťastnou náhodou něco smaže a není možné si databázi obnovit vlastními silami, je možné požádat o obnovu Omni Group - samozřejmě jen za předpokladu, že člověk používal jejich Sync Server pro synchronizaci dat.
Podle http://support.omnigroup.com/sync_server_backups dělá Omni Sync zálohy jednou denně, uchovává je týden a 45 dní uchovává týdenní zálohy. V případě nouze je možné se na ně obrátit a požádat o obnovení nějaké starší verze. Nejde o zaručenou službu, nespoléhat se na to!

Co by se Omni Group stávat nemělo...

Dnes jsem byl nepříjemně překvapen. OmniFocus 2 pro iPad se odmítl spustit a napsal: "This OmniFocus prerelease has expired. Please install a new build from Omni." Což je samozřejmě nesmysl - jde (nebo mělo by jít) o finální verzi, navíc placenou (a není to levná aplikace).
Pěkně nepříjemná věc. Autoři aplikace se k tomu sice postavili čelem, přiznali otevřeně svou chybu (zapoměli v ostré verzi aplikace kus kódu z betaverze) a omluvili se, ale aby se nová opravená verze dostala do AppStoru a šla nahrát na iPad, musí projít schvalovacím řízením Applu. Nikdo neví, jak dlouho to bude trvat. A do té doby je aplikace nepoužitelná. To by se zrovna Omni Group stávat nemělo....